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【实用】目前最权威详尽的公文格式解析,帮你成为领导省心的办文高手!

来源:半月谈        发布时间:2017-10-03 15:19

  公文最讲规矩和格式。《党政机关公文处理工作条例》虽已实施近四年,但实践中公文错误仍不同程度存在,有的错误还是反复出现。试想,辛苦写好的一篇公文,如果因格式上的“低级错误”被领导痛批一顿,那就得不偿失了。对公文写作中的任何问题,老笔头向来提倡“解剖麻雀”的方式,通过讲理与讲例的结合讲干货传实招。这篇文章就是老笔头“得道”会员中一位综合部门的负责同志所写,并经老笔头多位笔杆子审定,力求做到既权威可信、又精炼可学。可结合“得道”会员资料库的各类范文汇编一并学习,真正把公文格式理解透、把握准,成为让领导省心的公文“大拿”。

  现在,机关领导都喜欢妙手著文章的“快枪手”,却很少有人能腾出时间、精力教新人如何把握公文格式的问题,所以能够自学成才的,都是有心人。因公文涉及规范众多,指望写一篇文章就可以完全实现公文速成是绝对不现实的(详细内容可参考老笔头“得道”会员资料库,15种常用公文的具体范例解析)。本文仅着重就常见的问题进行探讨,目的在于新人少走弯路,老人温故知新。

  1

   公文标题字体

   公文标题应当是二号小标宋体,副标题用三号楷体,一般不用加粗。许多人爱用小标宋简体、宋体、仿宋体、华文中宋、黑体,用小二号、一号,这都是不对的。

   2

  标题位置、格式 

  红头文件(即党政机关使用的带发文机关名称的文件俗称,文件头一般为红色)的标题编排于红色分隔线下空一行或者两行位置,非红头文件的标题编排于页面第一行即可。 

  标题由发文机关名称、事由和文种组成。(发文机关单独一行)

   标题分一行或多行居中排布;回行时,做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当。多行标题排列使用正梯形、倒梯形或者菱形,不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。

   如果是呈报领导审阅批示的非正式发文纸质件,一般无报批页且领导又可能有大段批示,此类可以在标题前多空几行,多多留白,以供领导批示。

  公文如果有副标题,副标题应当随破折号另起一行;另外,标题中不应出现书名号和引号(转发通知除外)。(如下图)

   

  3

  正文的有关要求

  正文是公文的主体。公文首页必须显示正文,正文用三号仿宋体字,编排在主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。这里着重强调下仿宋体字尽量用“仿宋_GB2312”(即国标仿宋),不要用”仿宋”,因微软自xp系统之后开发的win7、win8、win10系统的“仿宋”字体,将此类文档拷贝到xp系统,仿宋字体就变成了黑体。

  文中结构层次序数依次用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注,不能逆向,这里尤其要注意一后面是顿号,1后面是点(实心的圆点),(一)和(1)后面无任何标点符号。特殊情况下可以做适当调整,一般第一层用三号黑体字,第二层用三号楷体字,第三层和第四层用三号仿宋字体标注(多指小标题的字体)。这里,常见错误是滥用顿号,“(一)、”“1、”“(1)、”都是不对的。

   正文涉及数字、年份的,一律不得拆行。

  有多级小标题的法规性公文,第一层次编、章的序号及其标题(如“第一章总则”)用三号小标宋体居中排印,上下方各空一行;第二层次(如“第一条”)用三号黑体字排印,后空一字接排正文(具体可参考“得道”会员资料库的15种常用公文范例)。

   单独的小标题,末尾不标注标点符号;小标题之后接着带正文的,末尾用句号。

   4

  附件的要求 

  在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称(即一个附件的格式是附件:×××)。如果有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. ×××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,与上一行附件名称的首字对齐。写成“附件1:”、“附件:1、”“附件一:”等都是不对的;另外附件回行采用自然段格式也是不对的。 

  附件说明之后,才是发文机关和成文日期,顺序不得颠倒。(如下图)

  

  附件应当另起一面编排,不得与正文同面,但与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排,编排在左上角第一行,附件标题居中编排在第三行,附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。(如下图)

   5

  发文机关和成文日期

   发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。如“中华人民共和国国家发展和改革委员会”的规范化简称为“国家发展改革委”。

   成文日期应当用阿拉伯数字将年、月、日标全,如“2015年12月30日”,而非“二零一五年十二月三十日”。

   6

  联系人和联系方式

  机关上报请示、发通知或公函,往往会留具体联系人和联系方式,宜放在“发文单位、成文日期”下方空一行,居中排列,并用括号,联系人与电话之间用逗号隔开。(如下图)

 

  

  7

  关于文种

  按照现行的《党政机关公文处理工作条例》,公文种类有15种(以往的规定是13种已作废),分别是决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。文种具体用途和范例详见老笔头公众号第二篇原创文章,在此不再赘述。

  总结、要点、方案、计划、安排、规划、建议和答复,都不属于正式的公文文种,但实际工作仍需经常用到。大家要注意以上两者的区别。

  着重谈一下最容易混淆的是报告和请示。报告主要适用于向同级人民代表大会及其常务委员会、上级机关汇报工作、反映情况、回复询问。请示主要适用于向上级机关请求指示、批准。报告是陈述某一情况,请上级阅知。请示是提出请求事项,请上级予以答复。报告的受文主体没有答复义务,请示的受文主体则有答复义务。

  请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。绝对不存在《关于××××××的请示报告》,这是错误的,属于文种混用(具体可参考老笔头“得道”会员资料库的15种常用公文范例)。

  再谈一下通报和函。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况,通俗的说好事、坏事都可以通报,并不是通常理解的通报只用于批评;函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项,绝对不允许给上级机关发函,给上级机关要么是报告,要么是请示。

  8

  关于公文的诸多细节问题

  俗话说“细节决定成败”,细节对公文而言同样如此。

  (一)公文起草。公文起草应当做到:

  1.符合党的理论路线方针政策和国家法律法规,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

  2.一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

  3.内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。

  4.文种正确,格式规范。

  5.深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

  6.公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关地区或者部门意见,力求达成一致。

  7.机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

  (二)公文审核。公文文稿签发前,应当由发文机关办公厅(室)进行审核。审核的重点是:

  1.行文理由是否充分,行文依据是否准确。

  2.内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

  3.涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

  4.文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

  5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。

  需要发文机关审议的重要公文文稿,审议前由发文机关办公厅(室)进行初核。经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

  (三)签发。公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文,由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

  上行文应当标注签发人姓名,格式由“签发人”三字加全角冒号加和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用三号仿宋体字,签发人姓名用三号楷体字。

  如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关排列顺序从左至右,从上到下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

  (四)发文字号。用三号仿宋字体,年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份标注公元纪年全称,用六角括号标明;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。发文机关代字应当准确、规范、无歧义、易识别,并固定使用。如“青政办发〔2015〕3号”,而不是【】()〈〉等括号。

  平行文、下行文的发文字号编排在发文机关标志下空两行位置,居中排布;上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。(三、四的相关描述如下图,三种情况)

  

 

  (五)公文用纸。采用国际标准A4型,以前是政府机关用A4纸,党的机关用16K纸,目前已党政统一。

  (六)数字和英文。标题、正文中所有阿拉伯数字与英文,建议采用Times New Roman字体,用仿宋字体也可。现代社会生活中出现的事物、现象、事件,名称的书写形式中包含阿拉伯数字,已经广泛使用而稳定下来,应采用阿拉伯数字。如:“7•5”事件、“12•5”枪击案。但是,汉语中长期使用已经稳定下来的包含汉字数字形式的词语,应采用汉字数字,如:五四运动、“一•二八”事变、“一二•九”运动。如果要突出庄重典雅的表达效果,应使用汉字数字。如十一届全国人大一次会议,不应写为“11届全国人大1次会议”;十八届四中全会,不应写为“18届4中全会”。对于法律文书引用法条,如“《中华人民共和国城乡规划法》第四十条”,不应写成“《中华人民共和国城乡规划法》第40条”。

  (七)书名号。书名号的形式有双书名号“《》”和单书名号“〈〉”两种。当书名号中还需要书名号时,里面一层用单书名号,外面一层用双书名号。例如,欢迎订阅《〈中华人民共和国行政处罚法〉学习读本》。最容易出现的错误,是用尖括号或数学中的“大于号”或“小于号”代替单书名号,如《<中华人民共和国行政处罚法>学习读本》。

  (八)连接号。连接号的形式有短横线“-”、一字线“——”和浪纹线“~”三种。标示相关项目(如时间、地域等)的起止,一般用一字线,有时也可用浪纹线。实践中常见错误是用短横线代替一字线,如《×××××五年改革纲要(2014-2018)》,正确表述应该是《×××××五年改革纲要(2014——2018)》。

  (九)页面设置。一般要求为每页22行,每行28个字。公文左边界28毫米,右边界26毫米,天头(上边界)37毫米,地脚(下边界)35毫米。

  (十)页码。正式公文的页码用四号半角宋体阿拉伯数字,数字左右各放一条一字线。编排在公文版心下边缘之下,单页码居右,双页码居左。公文附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。(如下图)对于非正式公文的页码设置,大家可以随意,但也基本位于页面最下方,以居中、靠右为多。

  (十一)常见错字。如“检查和检察”、“截至”和“截止”、“制定”和“制订”、“做”和“作”等。

  写作本身就是一门大学问,公文写作枯燥,却有许多讲究;文字工作没有捷径,要下苦功夫,加强学习,努力钻研,总结积累。老笔头作为公文领域首批原创公众号,“得道”会员作为上线最早、内容最全的综合公文品牌,目前推送的300多篇文章、上传的500万字范文,目的也是尽力实现介绍思维方法与提供精品范文的统一,从而使大家既有方向也有标杆,更快地提升脱颖而出的文字能力。

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(责任编辑:张海川)
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